Kontakte, die schon wissen, worum es geht
Auf der d:u27 ist der Lead-Scanner im Standpaket enthalten. Und nach deiner Masterclass bekommst du die Kontaktdaten aller, die sich aktiv für dein Thema angemeldet haben.
Was ist ein Messe-Lead, und wann ist er qualifiziert?
Ein Messe-Lead ist ein Kontakt, der auf einer Messe Interesse an deinem Angebot gezeigt hat und dessen Daten du erfasst hast. Nicht jeder davon ist gleich viel wert. Wer sich am Stand einen Kugelschreiber mitnimmt, ist ein Kontakt. Wer nach einer Demo fragt, ob sich die Lösung an das eigene ERP anbinden lässt, ist ein Lead.
Im Vertrieb wird deshalb meist zwischen zwei Stufen unterschieden. Ein Marketing Qualified Lead (MQL) passt grundsätzlich zur Zielgruppe und hat Interesse gezeigt. Ein Sales Qualified Lead (SQL) hat einen konkreten Bedarf, und der Vertrieb sollte sich zeitnah melden. Diese Unterscheidung schon am Stand zu treffen, spart nach der Messe viel Zeit.
Lead-Erfassung auf der Messe: Scanner statt Visitenkarte
Die Visitenkarte hat einen entscheidenden Nachteil: Sie enthält nur Name und Firma, aber nichts über das Gespräch. Genau das ist später die wichtigste Information. Digitale Lead-Erfassung löst beide Probleme. Ein Scanner oder eine App liest die Kontaktdaten vom Besucherausweis, das Standteam ergänzt direkt im Anschluss ein paar Angaben zum Gespräch.
Der Vorteil zeigt sich nach der Messe. Die Daten liegen sofort strukturiert vor, lassen sich ins CRM übernehmen und können noch am selben Abend an den Vertrieb gehen. Damit das funktioniert, sollte vor der Messe feststehen, welches Werkzeug genutzt wird und wie die Daten ins CRM gelangen. Auf manchen Veranstaltungen ist ein Scanner bereits im Standpaket enthalten, auf der d:u27 zum Beispiel beim Messestand.
Was in jeden Gesprächsbericht gehört
Ein guter Gesprächsbericht braucht nicht mehr als eine Minute. Diese Angaben sollten immer erfasst werden:
- Kontaktdaten und Funktion im Unternehmen
- Anlass und Thema des Gesprächs
- konkreter Bedarf oder Problem, das genannt wurde
- Zeitrahmen und Rolle bei der Entscheidung, soweit bekannt
- vereinbarter nächster Schritt
- Einstufung, etwa heiß, warm oder kalt
- Einwilligung für die weitere Kontaktaufnahme
Messe-Leads und DSGVO: Was erlaubt ist
Sobald Kontaktdaten erfasst werden, gilt die DSGVO. Für die Praxis sind zwei Fragen wichtig: Darf ich die Daten speichern, und darf ich mich danach per E-Mail melden?
Das Speichern ist meist unproblematisch, wenn jemand dir seine Kontaktdaten im Rahmen eines Gesprächs gibt, etwa für ein Angebot. Heikler ist die Werbung danach. Die Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur Direktwerbung hält fest, dass E-Mail-Werbung außerhalb der engen Ausnahmen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb grundsätzlich eine Einwilligung voraussetzt. Diese Einwilligung muss nachweisbar sein.
Für den Messealltag heißt das: Frag im Gespräch, ob du Informationen schicken darfst, und halte die Antwort im Gesprächsbericht fest. Bei digitaler Erfassung lässt sich das mit einem Feld oder Häkchen lösen. Ein persönliches Follow-up zu einem konkret vereinbarten Thema ist etwas anderes als die Aufnahme in den Newsletter. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel lohnt sich vor der Messe eine kurze Abstimmung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten im eigenen Haus.
Leads qualifizieren: mit klaren Kriterien und KI
Nach der Messe geht es darum, die Kontakte zu sortieren. Wer muss diese Woche angerufen werden, wer bekommt Informationen, wer passt gar nicht?
Kriterien festlegen
Ein verbreitetes Raster ist die BANT-Methode: Budget, Entscheidungsbefugnis (Authority), Bedarf (Need) und Zeitrahmen (Timeline). Nicht alles davon lässt sich in einem Messegespräch klären, und das muss es auch nicht. Wichtig ist, dass alle im Team dieselben Kriterien nutzen. Sonst stuft eine Person einen Kontakt als heiß ein, den eine andere als kalt bezeichnen würde.
Bewährt hat sich, die Kriterien vor der Messe festzulegen und im Gesprächsbericht als feste Felder abzubilden. Dann entsteht die Qualifizierung schon am Stand und nicht erst eine Woche später aus dem Gedächtnis.
Wie KI bei Priorisierung und Follow-up hilft
Bei einigen hundert Kontakten wird die Sortierung schnell aufwendig. Hier kann KI helfen. Sie kann Kontakte mit öffentlich verfügbaren Firmeninformationen anreichern, Gesprächsnotizen zusammenfassen, Leads nach festgelegten Kriterien vorsortieren und Entwürfe für persönliche Follow-up-Mails schreiben, die sich auf das tatsächliche Gespräch beziehen.
Zwei Dinge bleiben dabei Aufgabe des Teams: die Kriterien, nach denen sortiert wird, und die letzte Prüfung vor dem Versand. Für personenbezogene Daten gilt außerdem, dass nur Werkzeuge genutzt werden sollten, die das Unternehmen dafür freigegeben hat. Noch ist das Thema für viele Aussteller neu. Im AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027 des Verbands der deutschen Messewirtschaft sehen 18,1 Prozent den Einsatz von KI in Messeprozessen als Entwicklungsthema. Wie KI darüber hinaus im Vertrieb eingesetzt wird, zeigt unser Beitrag zu KI im Vertrieb.
Messenachbereitung: So fasst du richtig nach
Erfassung und Qualifizierung zahlen sich nur aus, wenn die Nachbereitung zeitnah folgt. Wir empfehlen, den Ablauf vor der Messe festzulegen und Verantwortliche zu benennen.
Die ersten Tage nach der Messe
Heiße Leads sollten innerhalb von zwei Werktagen eine persönliche Nachricht bekommen, die sich auf das Gespräch bezieht. Ideal ist ein Terminvorschlag für den vereinbarten nächsten Schritt. Warme Leads erhalten in der ersten Woche passende Informationen, etwa die Präsentation aus dem Vortrag oder eine Fallstudie. Parallel werden alle Daten ins CRM übernommen und den zuständigen Personen zugeordnet.
Leads, die noch nicht so weit sind
Viele Kontakte haben Interesse, aber noch kein Projekt. Diese Kontakte sollten nicht aus dem Blick geraten. Mit Lead Nurturing, also regelmäßigen und relevanten Inhalten über Wochen oder Monate, bleibst du im Gespräch, bis der Bedarf konkret wird. Voraussetzung ist auch hier die Einwilligung.
Messeerfolg messen: Die KPIs, die zählen
Ob sich eine Messe gelohnt hat, lässt sich nur sagen, wenn vorher klar war, was gemessen wird. Diese Kennzahlen geben ein realistisches Bild:
- Anzahl der Leads insgesamt und Anteil qualifizierter Leads
- Kosten pro Lead, also Gesamtkosten des Auftritts geteilt durch die Leads
- Anzahl vereinbarter Folgetermine
- Pipeline-Wert, der aus Messekontakten entstanden ist
- Abschlüsse und Umsatz nach drei, sechs und zwölf Monaten
Der letzte Punkt ist der aussagekräftigste, aber auch der langsamste. Gerade im B2B-Geschäft mit langen Entscheidungswegen zeigt sich der Wert einer Messe oft erst nach Monaten. Hilfreich ist, Messekontakte im CRM dauerhaft zu kennzeichnen. Für die Erfolgskontrolle bietet auch der AUMA in seinen Tipps zur Messeteilnahme Orientierung.
Nicht jeder Lead ist gleich viel wert: Das bringen dir die Formate der d:u27
Wie hoch der Anteil qualifizierter Leads ausfällt, hängt stark davon ab, wo ein Kontakt entsteht. Entscheidend ist, wie viel du über eine Person weißt, bevor das erste Gespräch beginnt. Auf der d:u27 am 13. und 14. April 2027 in Münster lassen sich mehrere Formate kombinieren, die dabei sehr unterschiedlich abschneiden.
Am Stand beginnt die Qualifizierung im Gespräch
Am Stand kommen Menschen mit ganz unterschiedlichen Absichten vorbei. Ob jemand Bedarf hat, zeigt sich erst im Gespräch, deshalb steckt hier die meiste Arbeit in der Qualifizierung. Dafür ist die Reichweite am größten. Die Standpakete der d:u enthalten neben Messebau, Werbedruck und Aufbau einen Lead-Scanner, alle Größen findest du beim Messestand auf der d:u27.
Nach dem Vortrag kennen Besucher:innen dein Thema
Wer auf einer der sechs Stages spricht, macht sein Thema bekannt, bevor das erste Standgespräch stattfindet. Wer danach an den Stand kommt, kennt deinen Ansatz schon und bringt oft eine konkrete Frage mit. Alle Details zum Speaker Slot auf der d:u27.
In der Masterclass sitzen bereits Interessierte
In einer Masterclass sitzen nur Menschen, die sich aktiv für dein Thema angemeldet haben. Nach 60 Minuten Praxiswissen erhältst du die Kontaktdaten aller Teilnehmenden. Bei der d:u26 kamen 4.839 Teilnehmende in die Masterclasses, die Teilnahmequote lag bei 80 Prozent. Beim Nachfassen gibt es damit sofort einen Anknüpfungspunkt, weil das gemeinsame Thema schon feststeht. So funktioniert die Masterclass auf der d:u27.
Entscheider:innen an einem Tisch
Am qualifiziertesten ist ein Roundtable: Bis zu 25 Teilnehmende auf C-Level diskutieren 60 Minuten lang über dein Thema. Die Einladungen verschickst du selbst, ein Matching-Tool zeigt zusätzlich, wer Interesse hat, und die Kontaktdaten aller Teilnehmenden sind inklusive. Mehr zum Roundtable auf der d:u27.
Fazit
Der Messeerfolg entsteht in der Woche danach
Aus Kontakten wird Pipeline, wenn drei Dinge zusammenkommen: eine strukturierte Erfassung am Stand, klare Kriterien für die Qualifizierung und eine Nachbereitung, die vor der Messe geplant wurde. KI kann dabei viel Sortierarbeit abnehmen, die Kriterien und das persönliche Gespräch bleiben Sache des Teams.
Aus unserer Erfahrung macht deshalb vor allem die Wahl des Formats einen Unterschied. Wer auf der d:u27 einen Stand mit einer Masterclass oder einem Roundtable verbindet, erhält Kontakte von Menschen, die sich bereits für ein Thema entschieden haben. Welche Kombination zu deinen Zielen passt, besprechen wir gern mit dir: Jetzt als Aussteller für die d:u27 anfragen.
Wie andere Unternehmen KI in Vertrieb und Marketing einsetzen, erlebst du auf der d:u27 im direkten Austausch, etwa auf der Mittelstands-Stage, auf der Use Cases zu Daten und KI aus dem Mittelstand vorgestellt werden, oder in einer der über 80 Masterclasses. Auf sechs Stages und mit mehr als 350 Speaker:innen kommen rund 17.000 Teilnehmende zusammen. Wer sich vor dem eigenen Auftritt ein Bild machen will, kommt am besten als Besucher:in. Jetzt Tickets für die d:u27 sichern!
